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BSCI验厂中员工档案记录保存不全的纠正措施方法

人气:75发表时间:2019-07-29

BSCI验厂供应商应保存好完整准确的员工个人档案,并定期更新。

合规的重要性:每位要求对供应商进行社会责任或安全合规审核的客户都将要求供应商要在整个雇佣关系存续期间保管好每名员工完整准确的档案,并将此类档案以上锁或其他安全的方式保存,防止个人信息和机密信息遭到误用。如果法律允许,可以将此类档案和扫描文档以电子的形式保存在安全的人力资源信息系统中,或者将实体档案存放在受控档案柜中。

如果指定的审核员有作要求,供应商必须允许其自由接触此类文档/信息。此外,如果员工有作要求,应允许该名员工在 人事代表或其经理在场的情况下,查看本人的员工档案。

每名员工的档案/记录应至少包含下列文档:
1. 由员工填写的求职申请表,包括其专业背景和学术背景,并签名以证明该背景信息真实有效。  该背景信息可包含一项规定,如果该背景信息有任何虚假的地方,供应商有权终止雇佣关系或取消雇佣(由拟聘员工准备的个人简历不得用以替代填写的供应商的求职申请书,因为个人简历所含信息只是申请人选择披露的信息,可能与供应商所需要的对所有申请人原本所需要了解的信息有出入)。  确保求职申请书不要求提供非求职所需信息,以及根据客户的行为准则有可能被认定为是“有差别对待的”信息。
2. 根据供应商政策,需要有能够证明员工有权在该国工作的文件副本,包括年龄核实证明、犯罪背景调查和/或专业/学术背景调查。
3. 参加社会保险的资格证明、所得税代扣证明、或其他依法要求的信息或自愿扣除说明(如储蓄/投资/工资存款)等依法所需文件的副本。

4. 发布的工作绩效奖励和/或工作表现惩罚报告、警告或纠正措施的副本。
5. 供应商发放的财产证明,如信用卡、名片、车、工具箱、计算机、手机等的清单,以及员工的签名确认收据。
6. 员工近照。
7. 紧急事件当前联络人信息。
纠正措施步骤
1. 确认客户所需或依照涉及员工相关法律要求的所有必要文档。

2. 制订政策并建立程序,收集员工的所有的必要信息。 将具体责任指派给人事和各经理,由其收集并更新信息。
3. 如果供应商尚无正式的雇佣申请表,则强烈推荐供应商使用设计简单的表格,要求申请人填写纸质版申请书或填写电子版申请书,并签名确认所披露信息真实无虚假。
4. 给每名员工建立存放个人档案/资料的文件夹,或保存员工个人档案/资料的电子版(如果法律允许的话)。
5. 定期进行员工个人档案/资料内部审核,确保供应商的政策和程序得到了遵守。  如果该政策和程序未能得到遵守,则要确定出根本原因并实行纠正措施。
纠正措施所需证明
1. 与员工个人档案相关的政策和程序的副本。
2. 员工个人档案的示例副本
3. 定期进行内部审计以及实施纠正措施的证明。